Konferens Umeå

Tips om konferenslokaler

Dags för konferens

När konferensens datum är spikat så återstår det en del som behöver ordnas. Programmet och innehållet ska planeras. Lokal måste ordnas, eventuell övernattning, måltider samt transport av personalen. Det är som så i många sammanhand detaljerna som avgör. Man måste tänka igenom allt noga innan för en lyckad konferens.

Vad är målet med konferensen? 

Oavsett vad målet med konferensen är kommer det även att finnas mycket tid att umgås mellan möten, workshops och övningar. Har konferensen ett visst tema som till exempel en kick-off inför en förändring på företaget, produktlansering eller en årlig sammankomst för att summera året som gått, så kan det vara mycket effektivt att hela konferensen går i samma tema. Allt från måltider, talare, underhållning till lokaler och övernattning. 

Planering

Det är viktigt att planera i god tid innan konferensen. Då minskar risken att något glöms bort och det finns tid att lösa oförutsedda händelser som kräver snabb lösning. Det kommer också att öka antalet deltagare om de i god tid får reda på datumet och kan palnera in det i sina kalendrar.

Lokalen är viktig, ska det vara storstadspuls eller en lugn herrgård på landet? Hur många beräknas deltaga? Vad finns det för möjligheter till aktiviteter? Kanske planeras det för teambuildning och övningar. Det finns många eventbolag som erbjuder olika liknande tjänster och det går garanterat att hitta aktivteter som passar det valda temat.

Transport till konferensen

Man behöver hitta en effektiv resplan beroende på var konferensen ska hållas. Kanske behöver man boka flyg till deltagarna, då behöver detta göras i god tid för att alla ska komma med. Är det på närmare hål räcker det med tåg och buss.

Många bussbolag erbjuder förstklassig transfer där man kan charta bussar med all tänkbar service ombord. Ju tidigare man bokar ju billigare blir det.

Var noga med planeringen av agendan

Var generös med med tiderna och håll agendan, det är tråkigt när man inte hinner med i dagordningen och allt måste förskjutas. Ha inte för långa pass utan fikapasuser. Meddela agendan vid konferensstarten.

Ha med några roliga övningar mellan tunga pass av information. Det är svårt att fokusera och ta in all information under för långa pass. Lätt fysisk aktivitet höjer koncentrationen och motivationen. Det bör hela tiden finnas tillgång till frukt och drycker för att hålla alla pigga.

Ha en god marginal mellan möten och måltider. Det är skönt att kunna gå till rummet och byta om eller ta en promenad innan lunch och middag. 

Efter konferensen

Det är viktigt med uppföljning av konferensen. Väl tillbaka på jobbet är det bra att träffas och reflektera över vad alla fick ut av den. Uppnåddes det tänkta syftet? Finns det något som man göras bättre nästa gång? Dela gärna anonyma enkäter i slutet på konferensen där ni kan se vad deltagarna tyckte. 

28 feb 2019

Välkommen

Här finner du tips om vad du bör tänka på när du skall anordna en konferens, som till exempel plats och lokalens utformning.